Studieren war schon immer mit hohem Leistungsdruck verbunden. Heute vermitteln die sozialen Medien zudem den Eindruck, andere Studierende würden mehr erreichen als man selbst. Hinzu kommen Fristen, Zeitdruck, hohe Mieten und das umständliche Hochschulprozedere. Bei einer Flut von Aufgaben ist gutes Zeitmanagement hilfreich. Beachtet man wenige Regeln, sieht die Zukunft verblüffend schnell wieder rosiger aus.
Immer zu spät und auf den letzten Drücker?
Studentin Anna hatte schon immer Schwierigkeiten mit einem guten Zeitmanagement. Bereits in der Grundschule kam sie häufig zu spät. Und auch im Studium versuchte sie oft, die späte Aufbrechzeit durch hastiges Rennen wieder „Wett zu machen“. Eine Verspätung brachte Anna beinahe um den ersehnten Praktikumsplatz.
Anna konnte es nicht glauben. Sie hatte vor zwei Wochen ein aufregendes Antwortschreiben erhalten „Deshalb freuen wir uns Ihnen mitteilen zu können, dass wir Sie zu einem Kennenlerngespräch für eine Praktikum bei der Berliner Zeitung einladen möchten.“ Wie sie es dennoch verpasste, rechtzeitig bei der Zeitung zu sein, erklärte sie sich hinterher so:
Sie hatte keinen konkreten Aufbruchzeitpunkt anvisiert, sondern nur gedanklich überschlagen, wann die Abfahrt sein würde. Auch hatte sie nicht einkalkuliert, dass die Berliner U-Bahn durch den Berufsverkehr gelegentlich mit Verspätung eintraf. Den Praktikumsplatz erhielt sie glücklicherweise trotz der 10-minütigen Verspätung.
Ein kurzer Augenblick der Selbstwahrnehmung nach dem Bewerbunsgespräch half ihr jedoch, aus den Fehlern zu lernen. Ihr innerer Beobachter sagte ihr, dass sich schlechtes Zeitmanagement nicht allein auf äußere Umstände projizieren ließ. Wohl eher handelte es sich um ein Muster, das sie vorher nicht beachtet hatte. Der Umgewöhnungsprozess begann bei der Selbsterkenntnis – als nächsten Schritt nahm Anna sich zwei Methoden vor.
Methode 1: Heute gibt Anna vor jeder Fahrt zu einem unbekannten Ziel die Adressdaten in ihre Fahr-App ein. Dann wählt sie unter den Ergebnissen diejenige Verbindung, mit der sie 20 Minuten eher am Ziel ist – bei einem wichtigen Bewerbungsgespräch wählt sie heute sogar die Verbindung aus, die 30 Minuten früher am Ziel ankommt. Denn eine Zugverspätung kann gut 15 Minuten dauern und ein Umweg nochmals 15 Minuten kosten.
Methode 2: Außerdem trägt sich Anna inzwischen stets den errechneten Abfahrtzeitpunkt in ihren Terminkalender ein. Das hat den Vorteil, innerlich nicht davon auszugehen, sich noch 5 Minuten länger Zeit lassen zu können. Das Eintragen in einen Kalender wirkt sich positiv auf die Erinnerungsleistung des Menschen aus.
Einen weiteren Trick zur Selbstüberlistung wendet sie außerdem an: Ihre Armbanduhr stellt sie immer mal wieder 5 oder 10 Minuten vor. Den genauen Zeitraum, den die Uhr vorgeht, kann sie sich durch das gelegentlich Umstellen nicht merken. So geht sie stets davon aus, dass sie nur noch 5 Minuten zeitlichen Puffer hat.
Mehr Selbstfürsorge und weniger Perfektionismus
Die Abgabe der Masterarbeit wurde später für Anna beinahe ein Desaster. Sie hatte nicht einkalkuliert, dass sie durch tagelanges Schreiben eine Nackenblockade bekommen könnte.
Anna saß die Abgabefrist im Nacken. Durch einen Fehler hatte sie mehr Quellen aufgelistet, als sie während der 5-monatigen Frist durchforsten konnte. Auch hatte sie den Aufwand der Reise, um die Primärquellen in einer anderen Stadt einzusehen, nicht genügend bedacht.
Durch den inneren Druck, trotz der zu umfangreichen Quellenliteratur sämtliche Bücher in ihrer Abschlussarbeit zu bearbeiten, saß sie nur noch am Schreibtisch und bewegte sich zu wenig. Zwei Wochen vor der Abgabe erlitt sie eine Nackenblockade. Tagelang versuchte sie trotz der Schmerzen weiter zu arbeiten. Eine Zeit, die ihr als intensive Stressphase im Gedächtnis blieb.
Doch aus dieser Krise lernte sie auch für ihr zukünftiges Leben. Sie wollte künftig mehr Selbstfürsorge in Planungen einbauen und genauer hinsehen, was bei ihr zu Verspannung, Sorge, Panik oder Unmut führt. Wenn ihr der Nacken spannt, steht sie heute lieber auf, stellt sich einige Minuten ans Fenster, genießt einen Tee oder legt eine Wärmflasche auf die Verspannung. Denn die Lehre war für sie: Wie gehe ich eigentlich mit Leistungsdruck um und achte ich auf das, was ich gerade benötige?
Methode 3: Seither bedenkt Anna stets auch die gesundheitliche Fürsorge. Sie ermahnt sich vor und während eines Projekts, die Zeitkalkulation niemals auf Kosten ihrer Gesundheit zu machen. Die Bewegungspausen während der Schreibtischarbeit und regelmäßige Abendgymnastik zweimal in der Woche tun ihrem Rücken und ihrer Psyche auch viel zu gut, als dass sie sie heute missen möchte.
Methode 4: Eine Freundin empfahl Anna in der damaligen Situation: „Weniger ist mehr!“ Denn bei akutem Zeitmangel hilft nur eines: Auf das Perfekt-sein-wollen verzichten und sich auf das Wesentliche beschränken.
Methode 5: Eine andere Methode ist das „Priorisieren“. Anna hätte in der Situation also einige Wochen früher die beiden Faktoren „Abschlussarbeit“ und „Gesundheit im Blick behalten“ also so priorisieren müssen, dass die wichtige Rückengymnastik weiter oben auf der Liste hätte stehen müssen.
Zeitkalkulationen werden für Projekte in der Regel anhand einer Priorisierung von Aufgaben erledigt. So, wie das eben auch Anna in ihrer Abschlussarbeit gemacht hat, indem sie das Thema der Arbeit in der Einleitung schließlich stärker eingegrenzt hat.
Das Eisenhower-Prinzip: Priorisierung
Das sog. Eisenhower-Prinzip teilt sämtliche Aufgaben für ein Projekt in „wichtig“ und „dringlich“ ein.
- Kategorie 1: Alle Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, werden als erstes erledigt.
- Kategorie 2: Wichtige, aber nicht (so) dringliche Aufgaben werden als zweites erledigt.
- Kategorie 3: Als drittes werden dann dringliche, aber nicht so wichtige Aufgaben abgearbeitet.
- Kategorie 4: Erst als viertes erledigen gute „Zeitmanager“ Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind.
Wichtig ist dabei auch, die Dinge wirklich aufzuschreiben.
Egal wie viele Aufgaben vorliegen – man unterscheidet zunächst in die erste und zweite Kategorie. Als wichtig und dringlich sollten maximal 20 Prozent der Aufgaben eingestuft werden. Immer, wenn man die erste Kategorie abgearbeitet hat oder wenn man zwischendurch ein wenig Luft hat, erledigt man schon einmal Aufgaben aus der zweiten Kategorie, damit möglichst wenig Aufgaben in die oberste Kategorie „wichtig und dringlich“ hochrutschen.
Natürlich gibt es noch viele weitere Methoden. Zu den wichtigsten zählen:
- Abschalten oder vermeiden von (digitaler) Ablenkung.
- Größere Aufgaben in überschaubarere, kleinere Aufgaben zerlegen (Prinzip: Innere Blockaden überwinden und bessere Zeiteinschätzung).
- Belohnungen, Pausen, Krankheiten und unvorhersehbare Zwischenfälle in jeder zerlegten Aufgabe einplanen.
- Und besonders wichtig: Den eigenen Biorhythmus und die individuelle Herangehensweise an Projekte einplanen – beispielsweise Morgenmenschen sollten die Abendstunden aus dem Kalender streichen und besonders kreative Menschen einplanen, das Kreativität deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Maria Köpf
Maria Köpf ist Journalistin, Dozentin und Mutter in ihrer Wahlheimat Österreich. Derzeit legt sie ihren Schwerpunkt auf Gesundheit, Psyche und Sprache. Ihre erste große Liebe aber war die Literatur. Am liebsten entspannt sie mit einer Tasse Zistustee und ersinnt mit einem guten Hörbuch ferne Welten. Mehr Informationen über sie hier.